Mietverwaltung

Allgemeine Verwaltung

Übernahme und Sammlung der vorhandenen Daten und Unterlagen bei Vertragsbeginn. Das sind:

Objektunterlagen
Bank- und Kautionsunterlagen
Technische Unterlagen (Baugenehmigungen, Bauzeichnungen, Wohnflächenberechnungen, Baubeschreibung ...)
Vertragsunterlagen (Miet-, Dienstleistungs-, Hausmeister- und Versicherungsverträge ...)
wichtige Organisationsunterlagen (Reinigungspläne, Winterdienstpläne, Begehungsprotokolle ...)
Korrespondenz mit dem Eigentümer des Mietobjektes
Korrespondenz mit den einzelnen Mietern

Korrespondenz und Kommunikation mit dem Eigentümer oder Dritten wegen Betrieb, Verwaltung und Organisation des Mietobjektes.

Gewährung von Einsicht in die Verwaltungsunterlagen für den Eigentümer und die Mieter.

Objektbewirtschaftung

Sicherstellen der Versorgung und Entsorgung des Objektes mit Heizöl, Gas, Strom, Wasser, Abwasser ...

Hausmeister im Rahmen der Ermächtigung einstellen und entlassen, sowie Überwachung seiner Tätigkeit.

Abschluss von sonstigen Dienstleistungs-, Lieferanten- und Kaufverträgen (Gartenpflege, Hausreinigung, Anschaffung von Kleinteilen und Werkzeugen, Reinigungsmitteln ...) im Namen des Hauseigentümers.

Abschluß von Versicherungen, Wartungsverträgen und deren regelmäßige Überprüfung auf Erfordernis, Richtigkeit und Preis-/Leistungsverhältnis.

Verhandlungen mir Behörden und Versorgungsbetrieben in allen Fragen, die das Mietobjekt betreffen.

Objektverwaltung

Erstellen von Mietverträgen nach Vorgaben und Wünschen des Eigentümers.

Übergabe der Mietwohnung beim Einzug.

Umsetzung der gesetzlichen Mieterhöhungsmöglichkeiten.

Abnahme der Mietwohnung und Feststellung der Beanstandungen beim Auszug.

Veranlassen von Instandhaltungsmaßnahmen am Objekt nach Abstimmung mit dem Eigentümer.

Abhalten von Sprechstunden für Mieter nach Vereinbarung.

Entgegennahme von Beschwerden und Schlichtungsbemühungen bei Streitigkeiten unter den Hausbewohnern.

Abgabe von Erklärungen für die Herstellung von Energieversorgungseinrichtungen.

Maßnahmen treffen, die zur Wahrung einer Frist oder Abwendung eines sonstigen Rechtsnachteils erforderlich sind (Verjährungs- oder Rechtsmittelfrist ...).

Bearbeitung und Aufbereitung von Versicherungsfällen.

Kontrolle und Überwachung der Hausordnung und anderer Gebrauchs- und Nutzungsregelungen.

Auf Wunsch erstellen wir Namensschilder und bringen diese an.

Zusammenarbeit mit externen Heizkostenabrechnern (Techem, ISTA, Kalortimeta ...).

Regelmäßige Abstimmung mit dem Eigentümer.

Wirtschafts- und Vermögensverwaltung

Führung einer Buchhaltung, die alle Einnahmen und Ausgaben vollständig, richtig und zeitgerecht aufzeichnet und die Erstellung einer Jahresabrechnung ermöglicht.
Führung von Kautionskonten und deren Abrechnung.
Erstellen einer Einnahmen- und Ausgabenübersicht für die Eigentümer.
Aufbewahren der Buchungsunterlagen und Belege im gesetzlichen Rahmen.
Anforderung und Inkasso der Miete und der Nebenkostenvorauszahlungen.
Entgegennahme und Anforderung sonstiger Einnahmen.
Einleitung eines Mahnverfahrens für rückständige Zahlungen der Mieten, Nebenkosten oder sonstiger Forderungen gegen die Mieter.
Abwicklung aller Zahlungsvorgänge und Begleichung aller Rechnungen, die mit der laufenden Verwaltung des Mietobjektes zusammenhängen (Grundbesitzabgaben, Betriebskosten, Instandhaltungskosten ...).

Technische Verwaltung

Einleitung von Sofortmaßnahmen zur Instandsetzung in dringenden Fällen.
Objektbegehung mit Hausmeister und/oder Eigentümer bei Bedarf, jedoch mindestens 1 bis 2-mal jährlich, zum Erkennen sichtbarer Mängel und Schäden.
Einleitung von Maßnahmen zur Behebung der Schäden.
Einholen von Angeboten, deren Prüfung und Vergleich.
Vergabe von Aufträgen nach Abstimmung mit dem Eigentümer.
Rechnerische und sachliche Überprüfung der Rechnung mit dem Angebot.
Kleinreparaturen im Rahmen der Verwalterbefugnisse ausführen lassen.